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基本信息

咨询电话:010-62885261 13051501222

行政办公室秘书培训(大连-哈尔滨)

【开课时间】2018年10月16日-2018年10月20日
【培训师资】专家
【课程费用】¥4,980 
【培训地区】黑龙江 - 哈尔滨
【人 气 度】1563次
【课件下载】点击下载课程纲要Word版

温馨提示:课件下载建议您使用QQ、360、百度或IE浏览器,如果下载错误建议切换浏览器模式,下载问题也可以加管理员QQ:2313655587或微信号:13051501222 直接发送给您。

课程内容

 

关于举办行政管理实操训练及高级秘书培训班的通知

 

课程背景:

随着企业管理水平的不断提升,对行政管理及办公室秘书的专业素质要求也越来越高,他们在工作中常遇到以下问题,不清楚行政管理在企业中的价值,不知道如何将繁杂琐碎的行政管理整理的更有条理,或者不知道如何使用管理工具去管理行政和自己的团队。诸如此类的问题,都是每个行政管理人员都要面对的,如何形成正确的行政管理思维和方向、找到最适当方法和工具,迅速提升自身职业素养、有效控制行政成本,创造更大的行政管理的价值,更好的达成企业行政管理的目的。

课程收益:

本课程专门为行政总监、行政经理、董事会或总经办秘书、行政部门工作人员、办公室、秘书、部门经理助理、其他行政人员设计提升专业能力,成为上司在工作中的得力助手而设计的,目的是要使学员能够帮助上司提升工作效率与品质,维护商业形象,取得事业更大成功,成为领导的“管家”,做好办公室的上传下达、做好领导的左膀右臂和参谋助手。

 

课程大纲:

第一讲、 行政管理概述

公司老板如何看行政:高度不够、专业度不够、精细化不够

行政人员的困惑?

----杂、烦、琐碎、做得好大家没有感觉,做得不好大家都看得见

行政管理的定位—组织的心脏

行政管理的最高境界---润物细无声

行政管理的价值---安全、文化、省钱、省时间、满意度

行政管理的方法---标准、监督、能力提升

行政管理的操作思路----嘴勤、腿勤、脑勤

行政的管理业绩最大化---人岗匹配:管人、管事、管时间、管地域

 

第二讲、行政管理的八项基本技能

1、标准化:

司机接待标准化

会议室管理标准化

前台标准化

保安管理标准化

什么是优质的服务标准?

卡尔西威:第一次把事情做好

简尔森:每个接触点都是白金点

打造令顾客尖叫的服务体验:找出顾客期望,做早、做好、做多超越顾客期望

行政服务创新的5个步骤---工作分析

案例分享:

办公工作环境管理工作分析与最佳实践

会议室管理工作标准制定

保洁工作标准制定等

案例讨论

督导督办工作分析与最佳实践

2、行政组织设计与用人

如何设计行政部组织机构

如何招聘与面试行政管理人员

组织设计的八大原则

分工协作:用人所长、容人所短、搭建长板效应

用同事所长、用下属所长、用领导所长、用外部资源所长、用自己所长

3、带队伍

如何代理行政部管理团队

关系户如何处理

指令式领导、授权式领导、教练式领导、团队式领导

下属能力提升:70%自学、20%在岗辅导、10%培训

4、监督

行政部点检体系化设计

行政管理监督的层次、频次和路径设计

5、激励

如何打造满意的行政管理团队

成就感建设:绩效管理中的论功行赏

成长感建设:自学、辅导与培训

归属感建设:正直、热爱、用师者为王

企业文化与行政团队文化建设:理念、看到、听到、做到

6、解决问题能力

如何设计一个成功的企业10周年庆典

行政管理方案设计能力

结构化思考,让你的老板做多选题而不是给他提问题

行政管理人员解决问题能力建设----行政管理人员理性思维突破

界定问题—-成功的出发点

分解问题—-理性思维突破

优先排序—-行动指南

分析议题—-具体问题指引

关键性分析---具体问题具体分析

归纳建议---解决方案汇总

交流沟通—贯穿始终

7、决策能力

案例分享:如何处理进退两难的行政主管

决策模型构建:明确问题、构建决策模型、收集信息/分析问题/列出解决问题的方案、选择满意的方案、反馈执行

决策的四个要素

8、办事能力

如何举办一场:成功的年会

执行力提升的六个要素:明确目标、彩排推演、思考失败、优化方案、快速行动、反馈汇报

案例讨论:如何举办一场成功的公司聚会

 

第三讲、行政管理者的五项基本功

1、职业化

自我不良情绪处理

传递型不良情绪处理

如何面对陌生人投诉

行政的职业化态度:任何时候,自然体贴

如何面对恶意告状的人的投诉:先下手为强

工作中的职业化态度:热爱认真专心、爱学习勤练习、耐心决心坚持

工作中的责任心:对成果负责

 

2、时间管理

时间管理的三个核心要素

要事第一

效率第二

堵住时间漏洞

 

3、会议管理---三张表单搞定会议组织管理

会务分类-组织思路----会议准备表

组织阶段:会前准备、会中协助、会后整理----会议安排表

如何担任会议主持人

如何当好会议秘书?如何组织开会---会议点检表

如何避免陷于会议忙碌之中?

三现主义:现场、现物、现实

4、沟通能力

行政管理人员沟通能力建设

沟通的模型

语言与非语言沟通

成功沟通的四个步骤

沟通的三大法则

如何布置任务、批评和表扬助理

案例实战:根据企业实际情况撰写案例

 

5、公文写作:角度正确、创造价值、正确表达

如何正确的撰写工作汇报和工作计划

公文写作技巧---公文写作的5个关键步骤

金字塔写作原则---公文写作的最佳写作法则

  案例:高级秘书何芬的烦恼

实操演练:年中总结

PPT写作法则与技巧

PPT吸引人的关键法则---伟大的思想与广告式表达

PPT的3R原则

实战案例:8步铸就世界级ppt演讲

分享收获与行动计划

四讲  职业素养篇

一、行政人员(秘书/助理)的职业特性与素质要求

1. 准确自我定位

初级:事务性文员

中级:事务性文员+协助管理

高级:独立管理+事务处理

★ 视频:为什么不提拔我?

★ 现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”

2. 优秀人员的胜任素质

如何提升秘书/助理/前台人员的素质

优秀与一般的差异——修炼良好心态

★ 案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?

第一种人认为:初级秘书、文员不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;

第二种认为:吃年轻饭,混日子;

第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。

如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越

★ 案例:老板眼中的五星级秘书/助理

二、职业生涯规划

1. 什么是职业生涯规划?

2. 为何要进行个人职业生涯规划?

分析自我,确立人生的方向

准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景,提供前进的动力

★ 小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢

3. 职业生涯规划的简单步骤

掌握SWOT分析工具进行自我分析

运用“5W提问”法进行自我分析

→ What I am? 我是什么样的人?

→What I want? 我想要什么?

→What I can do? 我能做什么?

→What fit I most? 什么是最适合我?

→What I can choose?我能够选择什么?

★ 走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。”

 运用SWOT分析工具认识自我

你知道您是几号性格的人吗?你不能在困惑了,结束一直“茫、盲、忙”的状态

——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展

★ 视频:同样的事情为什么我就做不好?

三、秘书/助理职场礼仪规范

    1. 塑造良好的个人职场形象

              着装的TOP原则

              “拒绝”着装败笔——着装误区

              恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

★ 案例:为什么不录用我,我错在哪呢?

2. 基本职场礼仪

办公室礼仪

待礼仪——形体仪态的训练

            √ 站姿—体态美的起点  

√ 坐姿—高雅仪态的展示

 √ 走姿—动态美的展示 

√ 表情—内心世界的窗口:目光、笑容

        接待礼仪

        电话礼仪与应对技巧

★ 现场演示:如何着装让我更优雅和自信

四、办公场所5S管理

5S的概念

推行5S的重要性

如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

★ 现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧

职业形象塑造,不是您个人的事,常听到这样的话,看到您就看到了您领导的品味。责任重大

——从改变自己开始吧!

★ 案例:为什么有需求,见了我后需求就没有了

第五讲  工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

1. 时间管理的误区

2. 时间管理的原则

√ 目标管理与80/20法则

√ 缓急轻重的优先管理

√ 个人时间与领导工作时间计划与安排

3. 时间管理小窍门

4. 办公室接待与电话处理

◇ 上级的时间管理与安排

5. 自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

★ 案例:如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧

★ 小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”

如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?

★ 案例:从种树任务分析您解决问题的思路

——做正确的事,不仅是把事做对

大家认为是否能在3年时间内,获得15年的工作经验?

——其实是可能的,老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理

1. 成功组织会议的技巧

2. 组织阶段的工作:

√ 会前准备

√ 会中协助

√ 会后整理

3. 会议座次安排的学问

★ 练习:小组讨论:如何协助召开公司例会

★ 案例:如何应对会议中的“漏洞”?

★ 现场模拟:会议记录及纪要训练

三、信息、文档管理与运用

    1、信息收集

       信息工作的六个基本要求和三个诀窍

收集信息工作的三个诀窍

信息的查实及传递

信息的储存与保密

2、文档管理

文档分类及储存的工作规范

文档查阅及分装的工作规范

   文档销毁及保密的工作规范

★ 案例:李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

通用公文:

→ 报告

→ 请示

→ 批复

→ 函

→ 决定

→ 公告

→ 通告

事务公文:

→ 工作计划

→ 工作总结

                     → 会议纪要

礼仪文书: 

→ 请柬

→ 介绍信

→ 推荐信

★ 案例分享:请示/报告混为一体

★ 撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

现场研讨:领导公文文种混淆(关于……请示报告),您是知道领导错了,您如何提出来?

第六讲  统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

★ 游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。

1. 成功沟通的秘诀

   学会聆听:不轻易打断对方的话

怎样反问:了解对方的需求

如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是

表明立场:拒绝的艺术

提出解决方案:提出2-3个解决方案

★ 案例:如果是你该怎么说?

——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2. 有效沟通过程及环节

信息发送、接收、反馈

有效发送的技巧

★ 现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事

3. 认识你的沟通对象

   与上级沟通的原则

与各种性格的领导打交道技巧

跨部门的沟通技巧

与客户沟通

★ 游戏:究竟是谁的错?

研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具

——只有“懂领导”才能帮领导

二、行政管理人员办公室事务管理

后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

员工安全和保密工作

公共关系管理

★ 全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末

★ 案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?

三、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

用项目计划管理工作

★ 沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施

 

四、课程分享:我学到了什么?

讲师介绍:     博文(Bowen)老师简介

◎资深管理顾问 ◎高级会计师◎管理学硕士◎世界500强企业商学院最佳财务及

人力资源管理专家◎国内20多家著名机构签约高级顾问。有20多年企业财务管理、

人力资源管理、管理咨询、教育与培训实践经验。专注于精益管理系统构建和改善,

专注于人力资源、财务管理、绩效管理与流程优化、管理提升训练和职业化素质教育。

咨询项目背景:

具有跨国IT电子家电、汽车及机械、船舶重工、五金家具、木业加工、玩具服装、

陶瓷化工、生物工程与制药、食品饮品等制造企业及金融证券、旅游酒店物流服务业、

房地产物业管理、移动通讯、电力、烟草、自来水、环保等行业培训、咨询项目经验。

主要课程系列:

☆基于企业战略的财务管理与控制体系   ☆基于企业战略的BSC应用的目标绩效管理体系与绩效文化系列

☆全面预算管理体系与成本控制系列  ☆企业管理者的管理能力提升  ☆精益生产管理、5S与流程设计优化系列

工作背景:

有20多年政府外经部门、大型外资(新港台500强制造业)企业财务总监、人力资源总监、总经理助理、教育训练中心负责人、董事长助理等高管和管理咨询项目顾问的工作经历。曾任职主要机构:政府外经贸局及国有大型股份大型港台新上市公司,包括:新加坡IPC集团( IT制造、房地产上市)、亿胜集团(房地产)、亿胜生物医药科技(港上市)、PTS 集团(台制造)、MOXELL(摩托罗拉合营公司、IT数码家电)、天元矿业。

 

 

老师介绍:欧阳少波 老师

咨询培训经验:10年、专注于的业务领域

行政管理、战略管理、组织结构设计、HCM全面解决方案、流程与制度管理

欧阳少波先生毕业于北京大学,拥有工商管理硕士学位

曾在微软、艾默生电气、伊顿、IBM工作,担任过接待专员、总经理、办事处主任、合伙人等职位

他具有多年丰富的管理咨询和培训经验,为不同行业的国内外客户提供卓有成效的培训和咨询服务,所服务过的客户包括上市公司、国有独资企业、外商独资企业、民营企业及合资企业,行业涉及金融、能源、制造业、快速消费品、电信运营商等多个行业

【 授 课 风 格 】案例分析   模拟演练   游戏导入  理论讲解    短片播放    故事调节

【 擅 长 课 程 】

《行政统筹管理实操训练》 《企业关键人才的招募、留用及管理实战解析》

《行政统筹管理》 《流程与制度管理》 《管理者与绩效管理》

《企业文化与品牌塑造》 《解决问题的能力塑造》 《金字塔公文写作》《商务接待》

培训时间、地点:

2018年08月22-28日大连市    ( 22日全天报到 )

2018年10月15-20日哈尔滨    ( 15日全天报到 )

【培训费用】4980元/人(含指定PDF版本教材、税金、资料) 食宿统一安排费用自理

【授课方式】案例分享、实务分析、互动讨论、专题研讨等

【培训对象】行政总监、行政经理、办公室主任、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管等其它行政秘书管理人员。

【培训特点】500强企业的工作背景、对不同企业的深入咨询经验,系统缜密的思维体系给学员专业的提升

联系方式:中企联企业培训网
咨询电话:010-62885261 传真:010-62885218
联 系 人:潘洪利 13051501222
电子邮箱:phL568@163.com
网 址:www.zqLpx.com


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